База данных — это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.
Предположим, например, что телефоны поставщиков сохраняются в разных местах: в каталоге телефонов поставщиков, в картотеке сведений о товарах и в электронной таблице, содержащей сведения о заказах. Если телефон поставщика изменился, придется обновить эти данные в трех местах. В базе данных достаточно обновить информацию только в одном месте — телефон поставщика будет автоматически обновлен при его дальнейшем использовании в базе данных.
Список – набор строк листа, содержащий однородные данные, например база данных счетов или набор адресов и телефонов клиентов. Первая строка в этом списке содержит заголовки столбцов. Способы создания и корректировки списков:
1) Ввод чисел, текста, даты или времени суток. 2) Ввод чисел с фиксированным количеством десятичных разрядов или конечных нулей. 3) Ввод одного и того же значения в несколько ячеек одновременно. 4) Ввод и изменение одного и того же значения на нескольких листах. 5) Автоматическое заполнение повторяющихся записей в столбце. 6) Заполнение серии ячеек числами, датами либо другими элементами. 7) Ввод одинаковых данных в разные рабочие листы.
Чтобы закрепить область, выполните одно из следующих действий.
1) Верхнюю горизонтальную область — выделите строку, под которой требуется разбить лист. Левую вертикальную область — выделите столбец, слева от которого требуется разбить лист. Обе области — выделите ячейку, расположенную слева и выше того места, где требуется разбить лист. 2) В меню Окно выберите команду Закрепить области.
Microsoft Excel может генерировать встроенную форму для списка. Форма отображает все заголовки столбцов списка в одном диалоговом окне, с пустым полем рядом с каждым заголовком, предназначенным для ввода данных в столбец. При этом можно ввести новые данные, найти строки на основе содержимого ячейки, обновить имеющиеся данные и удалить строки из списка.
Используйте форму, если достаточно простого перечисления столбцов и не требуются более сложные или настраиваемые возможности. Форма может облегчить ввод данных, например, когда имеется широкий список, количество столбцов которого превышает число столбцов, которое может одновременно отображаться на экране.
Лучше всего, если сортируемый список будет иметь заголовки столбцов.
1) Выделите ячейку в списке, который требуется отсортировать. 2) В меню Данные выберите команду Сортировка. 3) Укажите столбцы сортировки в полях Сортировать по и Затем по. 4) Выберите остальные параметры сортировки и нажмите кнопку OK.
- отбор по наименьшему или наибольшему значению; - отбор строк списка, содержащих определенный текст; - отбор пустых ячеек или ячеек со значениями; - отбор чисел, которые больше или меньше указанного значения; - отбор чисел, которые равны или не равны указанному значению; - отбор текстовых строк по их началу или концу; - отбор наибольших или наименьших чисел в процентном соотношении.
Фильтрация — это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ними в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям отбора, заданным для столбца. Microsoft Excel предоставляет две команды для фильтрации списков:
- Автофильтр, включая фильтр по выделенному, для простых условий отбора; - Расширенный фильтр для более сложных условий отбора.
Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установите переключатель Обработка в положение Скопировать результаты в другое место, перейдите в поле Поместить результат в диапазон, а затем укажите верхнюю левую ячейку области вставки.
Введите в поле Диапазон условий ссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов.
Чтобы убрать диалоговое окно Расширенный фильтр на время выделения диапазона условий отбора, нажмите кнопку свертывания диалогового окна.
1) Сортировка списка. Чтобы отсортировать список, выделите любую ячейку в списке, а затем из меню Data (Данные) выберите команду Sort (Сортировка). На экране появится диалоговое окно Sort (Сортировка диапазона).
2) Отбор данных на основе фильтра. Выберите из меню Data (Данные) последовательно команды Filter (Фильтр), AutoFilter (Автофильтр). После этого в заглавной строке каждого столбца появятся маленькие кнопки-стрелки. Щелчок на стрелке приведет к появлению списка, содержащего перечень всех элементов этого столбца. Кроме этого в списке находятся команды, позволяющие показать все элементы списка, первые десять или задать свой собственный критерий.
3) Подведение итогов. Вы можете подвести промежуточные итоги в базе данных Microsoft Excel, предварительно отсортировав список по столбцу, для которого необходимо подвести промежуточный итог. Для подведения итогов необходимо выбрать команду Subtotals (Итоги) из меню Data (Данные).
Ошибки формулы могут привести к ошибочным значениям, а также вызвать непредсказуемые результаты. Далее рассматривается несколько средств, которые помогают найти ошибки и выяснить причины их возникновения.
Если формула содержит ошибку, не позволяющую выполнить вычисления или отобразить результат, Microsoft Excel отобразит сообщение об ошибке. Каждый вид ошибки вызывается разными причинами, и разрешаются такие ошибки различными путями:
1) Наблюдение за формулой и результатом ячейки. 2) Пошаговое вычисление сложных формул. 3) Прослеживание связей между формулами и ячейками. 4) Трассировка формул, ссылающихся на зависимые ячейки. 5) Исправление общих ошибок в формулах.
Microsoft Excel может автоматически вычислять промежуточные и общие итоги в списке. При вставке автоматических промежуточных итогов Microsoft Excel изменяет разметку списка, что позволяет отображать и скрывать строки каждого промежуточного итога.
Перед тем как вставить промежуточные итоги, необходимо отсортировать список, чтобы сгруппировать строки, по которым нужно подвести итоги. После этого можно подсчитать промежуточные итоги любого столбца, содержащего числа.
Если данные не организованы в виде списка или если требуется подвести один промежуточный итог, вместо автоматических промежуточных итогов можно использовать Автосумму.
Промежуточные итоги. Для вычисления значений промежуточных итогов используется итоговая функция, напримерСУММ или СРЗНАЧ. Промежуточные итоги могут быть отображены в списке с помощью нескольких типов вычислений одновременно.
В существующие группы суммируемых значений можно вставлять промежуточные итоги для более мелких групп.
Прежде чем вставлять вложенные итоги, выполните сортировку списка по всем столбцам, по которым требуется вычислять промежуточные итоги, чтобы суммируемые строки были сгруппированы.
При консолидации данных объединяются значения из нескольких диапазонов данных. Например, если имеется лист расходов для каждого регионального представительства, консолидацию можно использовать для преобразования этих данных в лист корпоративных расходов.
Консолидировать данные в Microsoft Excel можно несколькими способами. Наиболее удобный метод заключается в создании формул, содержащих ссылки на ячейки в каждом диапазоне объединенных данных. Формулы, содержащие ссылки на несколько листов, называются трехмерными формулами.
При использовании в формулах трехмерных ссылок не существует ограничений на расположение отдельных диапазонов данных. Консолидацию можно изменять любыми способами. Консолидация автоматически обновляется при изменении данных в исходном диапазоне.
Используйте формулы для объединения данных. В приведенном ниже примере формула в ячейке A2 складывает три числа, расположенные в различных местах трех разных листов.
Добавление данных в консолидацию с трехмерными ссылками. Если все исходные листы имеют одинаковую разметку, в трехмерных формулах можно использовать диапазон имен листов. Чтобы включить другой лист в консолидацию, просто переместите лист внутрь диапазона, на который ссылается формула.
Сводные таблицы - это наглядный динамический набор данных, позволяющий квалифицированному пользователю легко анализировать и представлять данные в виде отчетов и диаграмм.
Преимущества этого инструмента в том, что пользователь самостоятельно (без помощи администратора баз данных) может создавать диаграммы и отчеты на основе таблиц различного объема (в т.ч. десятки тысяч записей).
Реляционную модель можно представить как особый метод рассмотрения данных, который включает как собственно данные (в виде таблиц), так и способы работы и манипуляции с ними (в виде связей).
Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В Microsoft Access есть несколько типов запросов.
Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, на обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.
Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.
Формы являются типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.
Большинство форм являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных. Источником записей формы являются поля в базовых таблицах и запросах. Форма не должна включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых она создается.
Присоединенная форма получает данные из базового источника записей. Другие выводящиеся в форме сведения, такие как заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете формы.
DDE - dynamic data exchange, динамический обмен данными, технология для обмена данными в процессе работы приложений - низкоуровневое межзадачное взаимодействие в Windows.
MS Query (Microsoft, Query) — приложение, которое просматривает, отбирает и организует данные из базы данных. Это не база данных, а только инструмент для просмотра и отбора определённых данных. Полученные данные вы можете копировать в MS Excel и приложения Windows.
Синтетический учет - учет на основе обобщающих показателей в денежном выражении.
Аналитический учет - учет, который ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательных и хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета.
Операции могут вводиться вручную. Для удобного ввода операций 1С:Бухгалтерия использует типовые операции - сценарии формирования бухгалтерских проводок для оформления типовых актов хозяйственной деятельности. Программа позволяет автоматически выполнять регламентные операции, такие как начисление амортизации, переоценка валюты, формирование финансовых результатов и т. д.
- Выполните команду меню Операции - Журналы документов. На экране появится диалог Выбор журнала. - Выберите нужный журнал, например, Кассовая книга, и нажмите кнопку ОК. На экране появится окно ЖурналаКассовая книга. - Выберите в Журнале документ, который вы хотите просмотреть, например, документ Прих. орд. - Нажмите кнопку, расположенную на панели инструментов Журнала документов Кассовая книга. На экране появится форма выбранного документа Приходный кассовый ордер - 1 и вы можете просмотреть интересующие вас данные. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в Журнал документов Кассовая книга.
«1С: Торговля и склад» представляет собой компоненту «Оперативный учет» системы «1С: Предприятие» с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли. Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения материальных и денежных средств. Она может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами «1С: Предприятия». «1С: Торговля и склад» предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, система способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.
При запуске программы можно выбрать один из трех режимов работы:
Конфигуратор, Отладчик и 1С: Предприятие. Эти режимы выбираются в диалоге Запуск «1С: Предприятие» из открывающегося списка В режиме.
- Конфигуратор — этот режим запуска программы предназначен для создания новых или изменения уже имеющихся функций и конфигураций программы «1С: Бухгалтерия 7.х». - Отладчик — этот режим необходим для отладки вновь созданных конфигураций или функций программы «1С: Бухгалтерия 7.х». - «1С: Предприятие» – это основной режим для работы с информационной базой предприятия, который выбирается по умолчанию.
Многомерный аналитический учет позволяет вести несколько независимых друг от друга разделов аналитического учета, каждый из которых может состоять из нескольких аналитических счетов.
Система «Клиент – Банк», позволяет эффективно организовывать взаимодействие банков со своими клиентами в режиме удаленного доступа, наиболее простым аспектом которого является прием-отправка платежных поручений.
